Właściciele warsztatów samochodowych mieli czas do 25 maja, aby przygotować się na nowe ogólne rozporządzenie w sprawie ochrony danych (RODO). Na tych, którzy tego nie zrobili czekają nie tylko kary grzywny, ale też odpowiedni organ może również zabronić działalności gospodarczej w zakresie obsługi jakichkolwiek danych klientów, co może spowodować, że niektóre warsztaty samochodowe znikną z rynku.
Co na to właściciele warsztatów? Jak podejmują się realizacji tego zadania?
Podejmują wiele prac przygotowawczych np. tworząc wewnętrzną grupę roboczą ds. Zasobów ludzkich, prawa, zgodności, IT, marketingu i operacji. Mądry właściciel warsztatu zainwestuje też w fachową pomoc, jaką z pewnością jest prawnik Ochrona Danych Osobowych – co jest najpewniejszym sposobem na to, by uniknąć grzywny czy zawieszenia. To ważne, bowiem zakres ROD jest bardzo szeroki, i jego macki sięgają do każdej dziedziny biznesu.
Pierwszym zadaniem każdego warsztatu jest uświadomienie wszystkim pracownikom, aby zapoznali się RODO i jego wpływem na działalność. Następnym krokiem jest rozpoczęcie ćwiczenia mapowania danych. Tutaj chodzi o to by uwzględnić wszystkie obszary działalności firmy, sposób przetwarzania danych, miejsce ich przechowywania, osoby, którym jest to udostępniane oraz środki bezpieczeństwa w tym zakresie.
Wszystko musi być właściwie ocenione. Każdy system, którego używa dany warsztat, musi mieć dokładną analizę w kontekście RODO. 25 maja to dopiero początek – zmiany wprowadzone przez to rozporządzenie są czymś nad czym trzeba nadal pracować, szczególnie jeśli jest się dużym warsztatem – a ponieważ jest to
dość intensywny proces, jest to kluczowy pierwszy krok.
Jednym z największych wyzwań związanych z uzyskaniem zgody jest upewnienie się, że systemy są w stanie udowodnić, że osoby korzystające z usług warsztatów faktycznie wyrażają zgodę. Każdy warsztat musi nad tym intensywnie pracować we współpracy z dostawcami.
Musi upewnić się, że zgoda jest udokumentowana zgodnie z wymogami regulatora – chociaż to nie jest rozwiązanie uniwersalne, bowiem dostawcy i producenci znajdują się na różnych etapach przygotowań do RODO. Zatrudniony prawnik przez mądrych właścicieli warsztatów analizuje wszystkie umowy z dostawcami, aby upewnić się, że istnieją klauzule obejmujące RODO.
To będzie bardzo ważne zadanie, aby wyraźnie określić, w jaki sposób potrzebujemy przekazywać dane, które mają być traktowane i konsekwencje nieprzestrzegania przepisów dotyczących RODO. Właściciel musi mieć pewność, że jego warsztat zajmuje naprawdę solidne stanowisko w sprawie RODO i dlatego bardziej zasadne staje się posiadanie inspektora ochrony danych, co niewątpliwie wysyła pozytywny komunikat o tym, jak przedsiębiorstwo postrzega swoje obowiązki w stosunku do RODO.
Posiadanie inspektora ochrony danych daje firmie centralny punkt kontaktowy, jeśli ktoś ma jakiekolwiek problemy lub potrzebuje porady, jak postępować. Innym rozwiązaniem jest szkolenie w RODO – ale tutaj ważne jest, aby szkolenie było specyficzne dla każdej pracy i oferowało praktyczne porady na temat tego, co możesz i czego nie możesz zrobić.